Viime vuosien muutos avokonttorista monitilatoimistoon on vähitellen vaikuttanut yhä useamman työntekijän ja organisaation arkeen. Avokonttorit, joissa jokaisella on oma työpiste, eivät enää takaakaan sitä tehokkuutta mitä niiltä on alun perin lähetty hakemaan. Pahimmillaan nuo näennäisesti tilatehokkaat ratkaisut ovat johtaneet esimerkiksi tilanteeseen, jossa organisaation asiantuntijat ovat kasanneet ympärilleen erilaisilla kaappi- ja sermiyhdistelmillä suojamuurit. Ne auttavat piiloutumaan, mutta eivät oikeastaan suojaa melulta eivätkä takaa työrauhaa. Samalla avoimesta on tullut suljettu.

Sosiaalinen, virtuaalinen ja fyysinen kokonaisuus
Moderni monitilatoimisto tarjoaa edellä mainitun kaltaisen tilanteen ratkaisuun paljon hyviä vaihtoehtoja – joskaan ei ilman haasteita. Monitilatoimisto tarjoaa nimensä mukaisesti työntekijälle monenlaisia työtiloja riippuen sen hetkisestä työtehtävästä, vuorovaikutuksen tarpeesta sekä siitä, minkä tyyppinen käyttäjä on kyseessä. Englanninkielinen termi “Activity Based Office” antaakin meille tarkemman selityksen siitä, mistä oikein on kyse. Työympäristöt eivät ole enää vain fyysisiä työntekemisentiloja, vaan kompleksisia sosiaalisia, virtuaalisia ja fyysisiä kokonaisuuksia, joissa kaikkien osasten tulee pelata saumattomasti yhteen.

Jokainen organisaatio on omanlaisensa
Jokaisella organisaatiolla on oma kulttuurinsa, tehtävänsä ja tekijänsä. Useimmissa yrityksissä myös muutos on ennemminkin jatkuvaa, eikä vain muutaman kerran työuran aikana kohdalle sattuva tapahtuma. Tämä vaatii niin työympäristöltä kuin työntekijältäkin muuntojoustavuutta. Työntekijältä se vaatii osallistumista oman työn kehittämiseen sekä mukautumista alati vaihtuvaan tilanteeseen. Työtä tarjoavan organisaation velvollisuus on vastavuoroisesti tarjota työkalut, joilla päästä vaikuttamaan oman työn ja työympäristön kehittämiseen. Työntekijästä tulee näin osallistamalla osallinen muutokseen.

Katsotaan eteenpäin
Perinteisesti yrityksessä käytössä olevat kehityskeskustelut ja moniosaiset sähköiset kyselyt eivät vielä anna tarvittavia eväitä työntekijän osalliseksi saattamiseen. Näissä arvioidaan usein aikaisempaa; mikä on toiminut ja mikä ei, sekä keskitytään yksilöön ennemminkin kuin koko työyhteisön tarpeeseen muuttua. Katsotaan taakse vaikka tulisi katsoa eteenpäin. Myös työntekijän on vaikea päästää irti jo saavutetuista eduista, kuten omasta työpisteestä tai toimistosta, vaikka juuri tämä saattaa olla se, joka estää häntä saavuttamasta tarvitsemaansa tietoa tai yhteisöllisyyden tuntua.

Osallistava, tehokas ja innostava
Osallistavat menetelmät auttavat organisaatioita kehittymään ongelmakeskeisestä ratkaisukeskeisyyteen. Työntekijöiden kanssa järjestettävät työpajat auttavat osallistujia pohtimaan omaa ja ryhmänsä työtään yhteisöllisessä kontekstissa, kuulla muiden huolista ja potentiaalisesti jopa innostumaan tulevasta muutoksesta. Toki työpajojakin on monenlaisia. Usein nämä tarkoittavat löyhiä tapaamisia, joissa pahimmillaan kerätään läjä Post-it -lappuja, mutta jotka eivät välttämättä johda mihinkään konkreettiseen toimenpiteeseen. Parhaimmillaan työpajat ovat kuitenkin tehokkaasti fasilitoituja hetkiä, jolloin työntekijät paneutuvat miettimään työtään, tarpeitaan ja omaa rooliaan osana yhteisöä mahdollisimman monelta kantilta. Tällaisissa työpajoissa osallisten luoma ymmärrys ja ideat visualisoidaan uudeksi tiedoksi. Tieto hyödyttää niin organisaatiota kuin yksilöä, mutta vain siinä tapauksessa, että tieto on kerätty systemaattisesti, on vertailtavissa ja johtaa toimintaan. Tämä vaati erityisesti johdon sitoutumista työpajojen tuloksiin luoden näin perusteet tulevalle päätöksenteolle ja muutokselle.

Tiedon tekeminen näkyväksi
Työpajat toimivat myös tehokkaina viestinnän ja muutosjohtamisen välineinä.Työympäristömuutosprojektit sisältävät usein paljon epävarmuustekijöitä, ja onkin tärkeää että työntekijöille syntyy tunne että heitä kuunnellaan. Väärinymmärrykset on syytä korjata mahdollisimman pian ja jakaa oikeaa tietoa, jota osalliset voivat sitten jakaa omissa lounas- tai kahvipöytäkeskusteluissaan. Työpajoissa tuotettu tieto ja sen perusteella rakennettu työympäristöstrategia ja -konsepti on tärkeä tuoda työntekijöille näkyväksi painottaen kehitystyön iteratiivisuutta. Tämä mahdollistaa työntekijöiden kommentit, suositukset ja kysymykset jatkossakin. Materiaali on hyvä asettaa näytille, mutta myös esitellä organisoidusti työntekijöille omana tapahtumanaan tai vaihtoehtoisesti osana yrityksen omaa sisäistä tapahtumaa.

Toimitaan ketterästi
Muutos aiheuttaa lähes aina vastarintaa. Onkin tärkeää, että muutoksen tarpeesta ollaan avoimia, tarpeeksi rohkeita, viestitään positiivisuuden kautta ja toimitaan tarpeen tullen ketterästi. Hyvin johdettu työympäristömuutosprojekti kohentaa yrityksen ilmettä, mahdollistaa yrityksen strategian toteutumisen käytännön tasolla, parantaa työntekijöiden työhyvinvointia ja voi tuoda jopa merkittäviä kustannussäästöjä. Hyviä puolia työympäristömuutoksessa on potentiaalisesti paljon, on vain saatava kaikki osalliseksi mukaan.

Antti Pitkänen / Agile Work Oy

– See more at: http://www.hub13.fi/osallistamalla-osalliseksi-miten-osallistaa-yrityksesi-henkilosto-muutokseen/#sthash.uzEOp9dx.dpuf

This is then the actual text section.